Řídící výbor projektu UMBESA vznikl proto, aby propojil různé aktéry,podnítil výměnu vědomostí a informací a rozvíjel komunikaci. Řídící výbor bude provázet projekt během celého funkčního období a bude dodávat vstupy ohledně realizace. Jeho další úlohou je podpora při propojování a komentář výsledků projektu.

22. Juni 2012 proběhlo úvodní setkání týmu UMBESA v prostorách Vysoké školy ve Vídni.

Cílem tohoto setkání bylo vzájemné seznámení všech zúčastněných partnerů, prezentace a diskuse o celkovém projektu, především pak o průběhu prvních dvou monitorovacích období. Představeny byly také první kroky partnerů projektu.

Obsahem 2. pracovní schůzy byla mimo jiné diskuse o AS1 - zjišťování jídelníčků. V obou zemích byly zaznamenány problémy při zjišťování původu potravin prostřednictvím dodavatelů.Dále proběhla diskuse o pojmech "regionalita" a "sezónnost". Bylo dohodnuto, že pro "sezónnost" potravin budou využity sezónní kalendáře daných zemí. Pojem "regionalita" je definován dle vzdálenosti a také podle hranic spolkových zemí.

1. setkání s kuchyněmi proběhlo v kanceláři RMA dne 17.10.2012. Setkání slouží k vybudování sítě „stravovacích zařízení“ a jeho cílem je nastartovat dialog mezi zúčastněnými zařízeními.